חלוקת שי נראית כמו פרט קטן בתוכנית הכנס. בפועל, העיתוי שלה משפיע על המשתתפים ועל עבודת הצוות. פריט שמחלקים בכניסה צריך ללוות את היום. פריט שמחלקים ביציאה יכול להמשיך עם המשתתפים הביתה.
לכן כדאי לתכנן את החלוקה לפני שבוחרים מוצר. חשבו היכן המשתתפים יעברו, מה הם יישאו ומתי יהיה להם פנאי. השאלות האלה יעזרו לבחור מתנות לכנסים שמתאימות למהלך האירוע.
בכניסה: מקלים על תחילת היום
עמדת הכניסה מרכזת כמה פעולות בזמן קצר. המשתתפים נרשמים, מקבלים תג ומחפשים את האולם. אם תחלקו שם שי, בחרו פריט שקל למסור ולקחת.
תיק כנסים יכול לשמש את המשתתפים כבר בתחילת האירוע. אפשר להכניס אליו תוכנייה, מחברת ופריטים נוספים. גם מחברת ממותגת עשויה להתאים לכנס הכולל הרצאות וסדנאות.
בדקו כמה אנשים צפויים להגיע בכל שעה. הכינו את הפריטים כך שהצוות יוכל למסור אותם בלי לעכב הרשמה. אם קיימות כמה עמדות כניסה, חלקו את הכמות ביניהן מראש.
בחירת מתנות לכנסים בשלב הזה מתחילה בשאלה שימושית: האם הפריט יעזור למשתתף במהלך היום?
במהלך הכנס: מתחברים לפעילות
לא כל שי חייב להגיע לידי המשתתפים בכניסה. אפשר לחלק פריט גם בתחילת סדנה או לאחר מפגש מקצועי. במקרה כזה, כדאי שיתחבר לפעילות עצמה.
בסדנה אפשר לשלב מחברת או כלי כתיבה ממותג. בעמדת תצוגה אפשר להציע פריט קטן שהמבקרים ייקחו לאחר שיחה. כך החלוקה משתלבת במפגש, במקום להעמיס פריטים כבר בתחילת היום.
בדקו כמה פריטים כל משתתף צפוי לקבל. כמה עמדות שמחלקות שי במקביל עלולות ליצור עומס בתיק. תיאום בין המארגנים והמציגים יעזור לשמור על חלוקה נעימה.
מתנות ממותגות משתלבות היטב בפעילות כשמשתמשים בהן באמת. התאימו את הכיתוב לשטח המוצר ובדקו שהוא נשאר קריא. עיצוב ברור משרת גם את המשתתף וגם את מארגני האירוע.
בסיום: חושבים על הדרך הביתה
בסוף הכנס המשתתפים כבר אוספים את חפציהם ויוצאים לדרך. אם תבחרו לחלק שי בשלב הזה, הכינו עמדת מסירה נגישה. צוות החלוקה צריך לזהות במהירות מי כבר קיבל פריט.
כדאי לבחור מוצר שקל לשאת. בדקו גם כיצד האריזה מגינה עליו בזמן הנסיעה. אם הפריט גדול, המשתתפים יצטרכו לפנות לו מקום בתיק או ברכב.
מתנות לכנסים כוללות פריטים שמתאימים למטרות שונות. לפני ההזמנה, הגדירו אם השי מיועד לשימוש בכנס או לאחריו. ההחלטה הזאת תעזור לצמצם את האפשרויות.
מתכננים כמות וחלוקה
מספר הנרשמים מספק נקודת פתיחה, אך כדאי לבדוק גם את אופי האירוע. האם המשתתפים מגיעים ליום מלא או עוברים בין מתחמים? האם קיימים מרצים, צוותי הפקה ואורחים שצריכים לקבל שי נפרד?
הכינו רשימה מסודרת לכל קבוצת מקבלים. כך תוכלו לחשב כמויות ולמנוע חלוקה כפולה. אם הכנס מתקיים בכמה ימים, ארגנו מלאי נפרד לכל יום.
גם מקום האחסון חשוב. ודאו שהצוות יכול להגיע לפריטים בלי להעביר ארגזים דרך קהל המשתתפים. בדיקה מוקדמת של עמדות החלוקה תחסוך חיפושים במהלך האירוע.
מתנות ממותגות דורשות גם אישור עיצוב לפני ההפקה. השאירו זמן לבדיקת הכיתוב, הצבעים והמיקום על המוצר. אל תשאירו את האישור הזה ליום שבו צריך להכין את הכנס.
גיל גיפט: בוחרים לפי מהלך האירוע
בגיל גיפט אפשר להתחיל את הבחירה בתיאור יום הכנס. ציינו את מספר המשתתפים, שלבי האירוע ואת אופן החלוקה המתוכנן. הוסיפו את מסגרת התקציב ואת מועד קבלת הפריטים.
המידע הזה יעזור להתאים מתנות לכנסים לשימוש שרציתם. הוא יעזור גם להחליט איזה פריט מתאים לכניסה ואיזה לסיום. כשמתכננים כמה נקודות חלוקה, כדאי לבחון אותן יחד.
מתנות ממותגות יכולות ללוות את המשתתפים גם אחרי שהאירוע מסתיים. בחירה שמתחילה בצורכי המשתתפים תיתן למיתוג מקום טבעי. כך השי משתלב ביום הכנס וממשיך להיות שימושי אחריו.
