כשכל העובדים נמצאים במקום אחד, חלוקת שי יכולה להיראות פשוטה. בכמה סניפים, אותה חלוקה דורשת יותר תיאום. צריך לדעת כמה פריטים מגיעים לכל מקום ומי מקבל אותם.
לפני שבוחרים דרך משלוח, כדאי להכין תמונה ברורה של הארגון. רשמו את הסניפים, את מספר המקבלים ואת מועד החלוקה הרצוי. כך תוכלו לתכנן את ההזמנה לפי המציאות בשטח.
מתנות לעובדים מגיעות לעיתים גם לצוותים שעובדים מחוץ למשרד. לכן כדאי לברר מראש מי יגיע לסניף ביום החלוקה. את המקרים האחרים אפשר לתכנן בנפרד.
מכינים רשימה אחת מעודכנת
בקשו מכל סניף להעביר מספר עובדים עדכני ואיש קשר מקומי. קבעו מועד אחרון להעברת הנתונים. לאחר מכן רכזו הכול ברשימה אחת.
ברשימה כדאי לציין את שם הסניף, הכתובת וכמות היחידות. הוסיפו את שם האדם שיקבל את המשלוח. אם יש כמה קומות או כניסות, כתבו גם את פרטי ההגעה.
בחרו אדם אחד שיאשר את הרשימה הסופית. כך תוכלו למנוע גרסאות שונות שנשלחות במקביל. כשעובד מצטרף לאחר הסגירה, רשמו את השינוי במקום מוגדר.
הנתונים האלה חשובים במיוחד בהזמנת מתנות לעובדים לקראת מועד משותף. הם עוזרים לחלק את הכמות מראש ולהפחית חיפושים ברגע האחרון.
מחליטים כיצד לארוז לכל סניף
אפשר לשלוח לכל סניף ארגז עם הכמות המתאימה לו. אפשר גם להכין יחידות ארוזות בנפרד לכל עובד. הבחירה תלויה במוצר ובאופן החלוקה המתוכנן.
אם הסניף יחלק את הפריטים בעצמו, סמנו בבירור את מספר היחידות בארגז. צרפו הוראות קצרות אם יש כמה סוגי מתנות. כך איש הקשר יוכל לבדוק את המשלוח לפני החלוקה.
אם כל עובד מקבל מארז אישי, בדקו כיצד מזהים את היחידות. אין צורך להוסיף פרטים שאינם דרושים למסירה. העיקר שהצוות המקומי יוכל לחלק אותן נכון.
מתנות ממותגות עשויות לכלול גם אריזה מעוצבת או ברכה. בדקו כיצד המרכיבים האלה יגיעו לכל הסניפים. אחידות באריזה תעזור לשמור על אותה חוויית קבלה.
בוחרים מועד שמתאים לכל מקום
לא בכל סניף עובדים באותן שעות. יש מקומות שמפעילים משמרות, ויש צוותים שמגיעים בימים מסוימים. בררו מהו הזמן הנוח לקבלת המשלוח ולחלוקה.
אפשר לקבוע יום חלוקה משותף לכל הארגון. במקרה כזה, תכננו מתי כל סניף צריך לקבל את הפריטים. השאירו זמן לבדוק את הכמויות לפני שמחלקים אותן.
אם הסניפים מחלקים את השי בימים שונים, הכינו הנחיה קצרה לכל אחד. ציינו מי אחראי לחלוקה ומתי עליו לעדכן שהמשימה הושלמה.
מתנות לעובדים שמגיעות בזמן מאפשרות לכל צוות להשתתף באירוע הארגוני. לכן חשוב לתאם את המשלוח לפי מועד החלוקה, ולא רק לפי מועד ההזמנה.
בודקים את המיתוג והכמויות
לפני אישור ההפקה, בדקו את דוגמת המיתוג על המוצר. ודאו שהכיתוב נכון ושהצבעים תואמים לבחירה שלכם. אשרו גם את הברכה, אם היא מצורפת.
מתנות ממותגות שמיועדות לכמה סניפים עשויות להצריך גרסאות שונות. אם כל הסניפים מקבלים אותה גרסה, ציינו זאת בהזמנה. אם יש הבדלים, פרטו את הכמות הנדרשת מכל גרסה.
לאחר מכן השוו את הכמות הכוללת לסיכום של רשימת הסניפים. בדקו גם מה קורה אם מספר העובדים משתנה. החלטה מוקדמת תעזור לכם לטפל בתוספות בצורה מסודרת.
כשמזמינים מתנות לעובדים בכמות גדולה, כדאי לבצע את הבדיקות יחד. כך הרשימה, העיצוב וההזמנה יתבססו על אותם נתונים.
גיל גיפט: מתאמים את החלוקה לפני ההפקה
בגיל גיפט אפשר להתחיל בהצגת מבנה החלוקה של הארגון. העבירו את מספר הסניפים, הכמות לכל מקום ומועדי המסירה. ציינו גם אם אתם רוצים אריזה אישית או ארגזים לכל סניף.
המידע הזה יעזור להתאים את ההזמנה לדרך שבה תחלקו את השי. הוא יעזור גם לזהות שאלות לפני תחילת ההפקה. איש קשר אחד מטעם הארגון יוכל לרכז את האישורים.
מתנות ממותגות מקבלות משמעות כשהעובדים פותחים אותן באירוע המתוכנן. תיאום החלוקה עוזר להביא אותן לכל מקום בדרך ברורה. כך מתנות לעובדים מגיעות גם לצוותים שאינם יושבים במטה.
