שלוש שאלות בזמן הנכון יכולות לגלות מה הצוות אהב, מה הפריע ומה כדאי לשנות בפעם הבאה.
ברגע החלוקה כמעט כולם אומרים תודה, וקשה לדעת מה יקרה אחר כך. משוב קצר בהמשך יכול לגלות כיצד המתנה השתלבה בחיי העובדים.
מגדירים מה רוצים ללמוד מהתגובות
לפני שמפיצים שאלון, בוחרים החלטה שהמשוב אמור לעזור לקבל. האם רוצים להמשיך באותו תחום, לשנות סוג מוצר או לשפר את חוויית הקבלה? מטרה ברורה עוזרת לשאול שאלות שימושיות.
למשל, אם בחרתם כלי בישול, אפשר לבדוק שימוש ונוחות. אם היו תלונות על קבלת השי, כדאי לברר מה השתבש בתהליך. אלה נושאים שונים, ולא כדאי לערבב ביניהם.
המשוב נועד לשפר בחירות עתידיות, ולכן אין צורך לבקש מהעובדים להצדיק את טעמם. כדאי להסביר בקצרה מדוע שואלים ומה תעשו עם המידע. כאשר המטרה ברורה, קל יותר להציע תשובה עניינית במקום מחמאה כללית שנאמרת מתוך נימוס.
נותנים זמן להיכרות עם המוצר
תגובה מיד לאחר החלוקה מספרת בעיקר על המראה ועל רגע הקבלה. כדי ללמוד על שימוש, צריך לאפשר לעובדים להתנסות. משך ההמתנה תלוי באופי המוצר ובהזדמנות להשתמש בו.
כלי בישול עשוי להשתלב בשגרה במהירות, בעוד פריט לפיקניק ממתין ליציאה מתאימה. אם שואלים מוקדם מדי, היעדר שימוש לא בהכרח מעיד על חוסר התאמה. כדאי לכלול אפשרות תשובה שמבהירה זאת.
תכנון של שי לעובדים יכול להיעזר בהבחנה הזאת כבר בשלב הבחירה. שאלו מתי צפוי להתאפשר שימוש ראשון, ובחרו מועד משוב בהתאם. אין צורך להמתין זמן אחיד לכל מוצר. העיתוי צריך להתאים למה שביקשתם ללמוד, ולא רק לתאריך נוח ביומן.
שואלים מעט, ומקבלים מידע ממוקד
משוב על שי לעובדים מועיל יותר כשאפשר להבחין בין כמה סיבות לתגובה.
שאלון קצר יכול להתחיל בשלוש שאלות פשוטות. האם השתמשתם בשי? מה היה נוח או מוצלח בו? מה הייתם משנים בבחירה הבאה? כדאי לאפשר תשובה קצרה וחופשית לצד אפשרויות ברורות.
בשאלת השימוש אפשר להציע: השתמשתי, עדיין לא הזדמן לי, או המוצר אינו מתאים לי. ההבדל בין התשובות חשוב. עובד שלא יצא לטיול עדיין עשוי לשמוח בצידנית שקיבל.
הימנעו מניסוח שמניח מראש שהמתנה הצליחה. שאלה כמו כמה אהבתם את המתנה הנפלאה מכוונת למחמאה. ניסוח ענייני משאיר מקום גם להסתייגות. אם אפשר, אספו תשובות בלי שמות, והימנעו מבקשת פרטים אישיים שאינם נחוצים למטרה.
מפרידים בין המוצר לבין אופן המסירה
לפעמים העובד אהב את המתנה, אבל התקשה לקבל אותה. במקרה אחר, החלוקה הייתה נעימה והמוצר עצמו פחות התאים. אם מסתפקים בציון אחד, שני המצבים נראים דומים.
לכן כדאי להפריד בין שימושיות המוצר, מצבו בעת הקבלה וחוויית המסירה. אפשר לעשות זאת בשאלת המשך רק כאשר עולה בעיה. כך השאלון נשאר קצר, אך מאפשר להבין מה דורש שינוי.
בחירה של מתנות ממותגות כוללת כמה החלטות שניתן לשפר בנפרד. ייתכן שצריך לשנות את סוג המוצר, ואולי רק את אופן האריזה. אל תוותרו על כיוון מוצלח בגלל תקלה נקודתית. במקביל, אל תתעלמו מבעיה שחוזרת אצל כמה עובדים רק משום שהמראה זכה למחמאות.
קוראים את התמונה המלאה, גם כשלא כולם השיבו
כמה תגובות נלהבות אינן בהכרח מייצגות את כלל הצוות. כדאי לרשום כמה עובדים קיבלו את השי וכמה ענו לשאלון. המידע הזה נותן הקשר להתרשמות הכללית.
אם ענו עשרים מתוך מאה עובדים, הציגו את הממצאים בהתאם. אין צורך להפוך אותם למסקנה על כולם. אפשר לזהות כיוונים לבדיקה, במיוחד כשאותה הערה חוזרת בכמה תשובות.
קראו גם את ההסברים שמאחורי הציונים. מוצר עשוי להיות איכותי, אך דומה למתנה שכבר חילקתם. ביקורת על גודל יכולה להעיד על צורך במפרט ברור יותר. אם עולה דיווח על תקלה, מטפלים בו מול הגורם המתאים. אין צורך להמתין לסיום איסוף המשוב.
שמרו גם את מועד האיסוף, כדי שתוכלו לפרש את התשובות בהקשר הנכון.
הופכים את התשובות להחלטה שאפשר לבצע
בתום האיסוף רושמים כמה תובנות והחלטה מעשית לכל אחת. למשל: לשמור על תחום הבישול, לבדוק מידות מראש ולהימנע ממוצר דומה בשנה הבאה. החלטות כאלה מועילות יותר מציון שביעות רצון בודד.
אפשר לשתף את הצוות במה שלמדתם, בלי לחשוף תגובות אישיות. מסר קצר שמסביר מה תשנו מראה שהשאלות שירתו מטרה. חשוב להבטיח רק שינויים שאפשר לבצע.
לקראת ההזמנה הבאה מגיל גיפט, הביאו את התובנות לשיחה על האפשרויות. הן יעזרו למקד את הבחירה לפי ניסיון שהצטבר בארגון. כך כל חלוקה מוסיפה היכרות עם ההעדפות של הצוות. המחווה הבאה נשענת על הקשבה לצד רצון לשמח.
