בארגונים רבים מתחילים לחפש שי רק כשהמועד כבר מתקרב. פתאום צריך לבחור מוצרים, לאשר עיצוב ולארגן חלוקה לכמה מחלקות. לוח שנתי פשוט יכול להקל על כל השלבים האלה.
התכנון אינו מחייב לבחור עכשיו כל פריט. הוא מתחיל בהחלטה מתי הארגון מעניק שי, למי ומאיזו סיבה. כך תוכלו להקדיש לכל אירוע את הזמן המתאים לו.
ממפים את המועדים החשובים
רשמו תחילה את החגים ואת אירועי החברה המתוכננים. הוסיפו ימי גיבוש, קליטת עובדים וסיום פרויקטים משמעותיים. אפשר להשאיר מקום גם לאירועים שלא ידועים מראש.
לכל מועד יש מטרה אחרת. בחג הארגון פונה בדרך כלל לקבוצה רחבה. בקליטת עובד חדש אפשר לבחור פריט שמלווה את תחילת הדרך. בסיום פרויקט כדאי להתייחס לעשייה המשותפת של הצוות.
כשממפים את השנה, קל לזהות מועדים סמוכים. אפשר אז לתכנן את ההזמנות יחד, בלי לחזור על אותה מתנה. כדאי גם למנות אדם שירכז החלטות מול המחלקות השונות.
מתאימים את התקציב לכל אירוע
לפני שבוחרים מוצרים, קבעו מסגרת שנתית לחלוקת שי. אחר כך חלקו אותה בין המועדים לפי מספר המקבלים ומטרת החלוקה. השאירו סכום מסוים לצרכים שלא הופיעו בתכנון הראשוני.
בדקו מה התקציב צריך לכלול. מיתוג, אריזה ומשלוח יכולים להשפיע על העלות הכוללת. גם חלוקה לכמה סניפים דורשת תכנון מתאים.
אין סיבה שכל אירוע יקבל תקציב זהה. לפעמים נכון להשקיע יותר במועד מרכזי. במקרים אחרים מוצר קטן ושימושי יענה היטב על הצורך.
בוחרים לפי שגרת העבודה
לפני בחירת מוצר, חשבו כיצד העובדים ישתמשו בו. האם הם עובדים במשרד, נמצאים בדרכים או משלבים עבודה מהבית? האם יחלקו את השי באירוע, או ישלחו אותו לכתובת אישית?
השאלות האלה מצמצמות את האפשרויות. הן גם עוזרות לבחור גודל, אריזה ודרך חלוקה מתאימים. מוצר שמגיע בקלות לכולם חוסך התארגנות ביום האירוע.
מתנות לעובדים כוללות אפשרויות שונות לשימוש במשרד, בבית ובדרך. התאימו את הבחירה למועד המסוים, ולא רק למסגרת התקציב.
כשבוחרים מתנות לעובדים, כדאי לחשוב גם על מגוון הצרכים בארגון. מוצר אחד עשוי להתאים לרוב העובדים. במקרים אחרים אפשר להציע כמה חלופות במסגרת תקציב דומה.
מתכננים את המיתוג כחלק מהבחירה
מיתוג מתחיל במסר שהארגון רוצה להעביר. ברכה קצרה יכולה להתאים לציון הישג משותף. באירוע אחר יתאים עיצוב שמתחבר לשפה הקבועה של החברה.
מתנות ממותגות יכולות להיראות שונות מאוד זו מזו. לכן בדקו כיצד הלוגו או הכיתוב משתלבים בכל מוצר. בקשו לראות דוגמה לפני שאתם מאשרים הפקה.
אין צורך להשתמש באותו גודל לוגו בכל פריט. שטח המיתוג וצורת המוצר משפיעים על התוצאה. מתנות ממותגות נראות מוקפדות יותר כשהעיצוב מכבד את המוצר.
אפשר לשמור על קשר חזותי בין אירועים שונים. צבע חוזר, סגנון אריזה או נוסח ברכה יכולים ליצור רצף. כך מתנות ממותגות שונות עדיין ירגישו שייכות לאותו ארגון.
מכינים את החלוקה מראש
קבעו לכל מועד תאריך אחרון לבחירת המוצר. הוסיפו זמן לאישור העיצוב, לבדיקת הכמויות ולארגון המסירה. אם העובדים נמצאים בכמה מקומות, הכינו רשימת משלוחים מעודכנת.
לפני אישור ההזמנה, עברו על השמות, הכמויות ופרטי הסניפים. בדקו מי יקבל את המוצרים בכל מקום. החליטו גם מי יטפל בשינויים שעולים לקראת האירוע.
תכנון מסודר עוזר לשמור על גיוון לאורך השנה. הוא מאפשר לבחור מתנות לעובדים לפי האירוע ולפי האנשים שיקבלו אותן. הוא גם משאיר זמן לטפל בפרטים הקטנים.
בגיל גיפט תוכלו לבחון מתנות ממותגות לכל אחד מהמועדים שתכננתם. כשיש לוח ברור, קל יותר להתאים כל בחירה לארגון. כך גם מתנות לעובדים מגיעות במועד ובדרך שהתכוונתם.
